托管型传真方案利用现有的如电子邮件和互联网技术进行部署，和传真服务器一样，托管型传真方案使用非常简单，通过电子邮件就能够发送和接收传真。托管型传真方案能提供互联网在线访问，这对移动办公的工作人员来讲是非常重要的，此外，通过Web service接口允许已有的应用系统(例如ERP\CRM)自动处理传真。
托管型传真解决方案无需添加额外的硬件或软件，并且可以立即投入使用，企业可以将宝贵的IT资源可以分配到其核心业务应用上，更重要的是，企业只需要支付实际使用所产生的费用，而没有任何其他的隐藏的维修，升级，扩容或冗余费用。
为什么应该替换传真服务器？
平衡传真容量问题
在传真服务器的使用过程中，经常遇到这样的问题：为了降低长途费用，或者为了确保成功接收而平衡正在传送的传真数量，使用传真服务器的组织经常规定在特定时间来传送高容量的传真。
可靠性与冗余度设计
许多原因可以造成传真服务器故障，由于规划较差，电信资源问题，或者传真容量的扩大超过预先设计等原因，发送传真经常会耗费数个小时。在系统重启期间，因为硬件或软件故障、维护较差、或者缺乏升级，传真服务器会出现停机现象。更为严重的是，许多公司没有为冗余问题提供额外的传真服务器，因此，如果系统崩溃，传真服务会完全停止。托管型传真服务除了具有容量可以无限扩展和充分的冗余设计的优势，其日常维护和监视无需使用者来承担。
具有重要意义的IT投资
传真服务器需要不断地维护和升级，这会造成客户公司IT环境下的关键任务系统以及其他应用资源的浪费。当传真服务器和其他应用，例如：文档管理系统、客户关系管理系统、或者是微软的文字处理软件，整合在一起时，那么这些补充系统的每一次升级都必须重复进行所定制的系统整合工作，一个组织的IT基础设施已经足够复杂，重复的整合工作必然带来资源浪费。通过部署主机传真解决方案，公司的IT员工就可以从繁重的IT管理工作中解脱出来，从而专心处理直接影响公司发展的更加重要的事务。
伸缩性限制
每一个新的传真号码是分配给新员工时，您的IT部门必须确保有足够的线路，才能让传真服务器能够承担增加的雇员将产生的传真量。托管型传真服务无需增加线路，添加一个新的用户到系统中，使用在线管理工具可以迅速完成。服务供应商代为供应管理所有线路和保证服务的可用性，您不必再担心超过最大容量。
复杂的管理功能
自建服务器的管理工具常常很复杂，其中包括很多传真之外所需的配置。托管型传真服务提供的在线管理工具，简单易用，让您可以轻松地管理用户帐号和传真的历史和计费报告。
需要对应用集成的自定义编程
当传真服务器与其他系统或应用程序集成时，额外的编程资源整合是必需的。随着越来越多的组件被添加到系统中，必须将新功能告知并且培训用户如何使用。传真服务器的编程开发接口(API)往往是复杂的，专有的和难以实施的。托管型传真解决方案提供商提供业界标准的Web服务，并不需要下载动态连接库(DLL)并更新系统文件。
统一管理多个传真服务器
管理企业中的多个传真服务器就已经够麻烦的，但是，如果你负责管理多个传真服务器，而不是位于一个办公室，那么托管型传真方案它可帮助企业节省人力资源和管理成本。
数据中心的整合
数据中心的合并是往往非常复杂，需要整合原有的的电信线路，企业必须将其现有的电信线路全部转回到数据中心。在这种情况下，更富有成效的是采用托管型传真解决方案，支持一个主帐户，并轻松地跨越地接收或发送传真。
不同地理位置
如果一个企业正面临着地域扩张，通常一个传真服务器不能轻易支持多个位置的不同号码，而托管型传真解决方案可以轻松支持，一个账户环境下的用户可以位于不同地理位置。
自动传真确认
多数传真服务器提供的工具可以自动跟踪呼入和呼出传真活动，但是，如果您的企业没有足够的线路或者传真系统很容易失败，那么工作人员可能会需要花时间手动跟踪传真是否已发送或接收成功。托管传真解决方案提供按需服务，在大多数情况下，几乎100％正常运行时间，确保传真不会因为占线而导致失败。